Comment surmonter les difficultés que suppose la réalisation effective d’un projet multi-partenarial et interculturel européen ?

A l’aide de méthodes et d’outils concrets (co-construction d’outils de coordination et de suivi budgétaire, mise en œuvre sur le long terme d’une coopération entre partenaires, stratégie de communication interculturelle) cette formation permet d’aborder positivement la mise en œuvre d’un projet de coopération internationale !

Le/la stagiaire se confronte aux réalités de la mise en œuvre d’un projet européen. Il/elle :

• vérifie ses obligations en tant que chef de file ou partenaire,
• s’inspire d’expériences de terrain équivalentes,
• comprend les enjeux de la communication interculturelle,
• est capable de composer entre responsabilités contractualisées et principe de réalité.

A l’issue de la formation, le/la stagiaire aura acquis des méthodes de coopération qu’il/elle pourra proposer à ses partenaires en vue de co-construire des outils de coordination et de suivi budgétaire à adapter en fonction des objectifs identifiés et des capacités de fonctionnement de chaque partie. Il/elle pourra ainsi davantage se concentrer sur la réalisation des activités en cohérence avec le programme de travail et le calendrier prévisionnel de la candidature.

PUBLIC
L’ensemble des équipes qui interviennent dans la mise en œuvre du projet européen et dans le suivi budgétaire : administrateur(trice), coordinateur(trice) du projet, chargé(e) de production, directeur(trice) artistique…

MOTS CLEFS
Co-construction, coopération, communication interculturelle, responsabilités, anticipation, adaptation, principe de réalité, secteur culturel, spectacle vivant.

PRE-REQUIS
Avoir déposé un projet européen (sélectionné ou pas) ou prévoir une candidature à moyen terme.

INTRODUCTION

Objectif : préciser les motivations des stagiaires concernant leur projet européen et la formation

• Partager les expériences entre stagiaires
• Identifier les forces et les faiblesses, potentielles ou réelles, dans la mise en œuvre des projets présentés

COORDINATION DE PROJET EUROPÉEN

Objectif : comprendre les enjeux partenariaux et développer des réflexes de coopération et de communication interculturelle

• Choisir le type de coordination le plus adapté à son projet
• Formaliser les responsabilités du chef de file et des partenaires, et les outils de validation des objectifs et du programme d’activités
• Développer une relation de confiance et partager les résultats positifs et négatifs, attendus et inattendus, entre partenaires et auprès du correspondant du programme européen
• Organiser des réunions de partenaires, réunions thématiques et visites sur place et créer des relations partenariales tangibles
• Préparer les rapports d’activité dès le lancement du projet (données quantitatives, données qualitatives, obligation de publication)
• Savoir s’adapter en cas de changement de partenaire, d’activités ou de calendrier avec ou sans demande d’avenants
• Échanger les bonnes pratiques avec des partenaires d’autres projets européens

Cas pratiques : différencier engagement et solidarité, communiquer avec des partenaires dans une langue étrangère, rédiger l’ordre du jour et le compte-rendu d’une réunion avec les partenaires, justifier les différences éventuelles entre la candidature et les résultats dans un rapport d’activités.

SUIVI BUDGÉTAIRE D’UN PROJET EUROPÉEN

Objectif : adopter une logique budgétaire européenne

• Comprendre l’éligibilité des dépenses et des recettes, la justification et le reversement de subventions (acomptes/remontées de dépenses, solde)
• Définir le temps de travail pour la mise en œuvre du projet et les outils de suivi budgétaire (fichiers Excel, codes comptabilité, langage commun, partage des justificatifs)
• Développer un cadre de transparence et de solidarité concernant l’équilibre entre cofinancements et entre partenaires (coûts partagés, taux de frais de déplacements communs, règles si retards)
• Organiser des réunions spécifiques de suivi budgétaire entre équipes administratives
• Préparer les rapports financiers et les demandes de paiements intermédiaires dès le lancement du projet (justificatifs, règles de TVA/taxes nationales, rétroplanning, communication avec le correspondant du programme européen)
• Adapter son budget avec ou sans demande d’avenants (répartition entre lignes budgétaires, répartition entre partenaires)
• Échanger les bonnes pratiques avec des partenaires d’autres projets européens

Cas pratiques : préparer des justificatifs, vérifier l’éligibilité de dépenses et de recettes, créer des rétroplannings de remontées de dépenses

Supports et outils pédagogiques

• Un ordinateur + un vidéoprojecteur pour partager des documents
• Supports papiers

Maïa Sert accompagne depuis 7 ans des structures culturelles et des artistes dans l’ingénierie de projets interculturels et plus particulièrement ceux soutenus par des programmes européens (Culture, Creative Europe, INTERREG, Leader, FSE). Active au sein de réseaux internationaux tels que l’IETM et On-the-Move et forte de sa propre expérience de terrain, elle propose une méthode de co-construction partenariale basée sur des cas concrets aussi bien pour le montage, la coordination, le suivi administratif que l’évaluation de projets.